TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILING SYSTEM

DESKRIPSI REGULER TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILING SYSTEM

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Pelatihan yang membahas mengenai Usual-Business Documents tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.

TUJUAN TRAINING TATAP MUKA FILING BERDASARKAN 5S (5R)

Meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengelolaan dokumen.
Memastikan keberlanjutan aksesibilitas informasi.
Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
Meningkatkan kecepatan dalam pencarian dan pengambilan informasi.
Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan kearsipan.
Mengoptimalkan pemanfaatan ruang penyimpanan.

Dengan mengikuti pelatihan Filing Berdasarkan 5S (5R) ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai Manajemen Kearsipan with Filing System.

Materi Diklat Usual-Business Documents Pasti Running Murah

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

4. SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
Sistem indeks dan abjad dalam filing.

6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/lengkap).
Peringkat kinerja dan service level.
Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8 Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

Peserta Pelatihan Manajemen Kantor Modern Webinar Murah

Training Manajemen Kantor Modern ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan :

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris.

Instruktur Training Offline Manajemen Kearsipan with Filing System Pasti Running

Training Usual-Business Documents yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang Filing Berdasarkan 5S (5R) :

Instruktur yang mengajar pelatihan Manajemen Kearsipan with Filing System ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Manajemen Kearsipan with Filing System ini baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.